Avis de confidentialité HIPAA de Sword Health

CET AVIS DÉCRIT LA MANIÈRE DONT VOS INFORMATIONS MÉDICALES PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES, AINSI QUE LA FAÇON D’Y ACCÉDER. VEUILLEZ LE LIRE ATTENTIVEMENT.

Engagement de Sword Health à protéger votre vie privée

Sword Health, Inc. (« Sword ») offre une variété de services de santé et de bien-être virtuels par le biais d’une combinaison de technologies, d’appareils accessoires et du soutien de Spécialistes, tel que décrit dans les Conditions générales de Sword (les « Services »), via des entités et individus distincts, y compris des cabinets professionnels, afin de mobiliser des médecins en physiothérapie, des psychologues cliniciens (PhD ou PsyD) et d’autres professionnels formés et/ou agréés (les « Professionnels »). Sword et les Professionnels s’engagent à protéger la confidentialité de vos informations médicales.
Le présent Avis de confidentialité HIPAA (« Avis ») décrit comment Sword et les Professionnels utilisent et divulguent vos informations médicales et vos droits concernant ces informations. Cet Avis est incorporé aux Conditions générales que vous avez acceptées lors de votre inscription. Les termes non définis dans cet Avis ont la même signification que dans les Conditions générales.

Dans le présent Avis, nous aborderons :

●     Nos responsabilités

●     Nos utilisations et divulgations

●     Autres utilisations et divulgations

●     Vos choix concernant les utilisations et divulgations

●     Vos droits

●     Coordonnées et dépôt de plaintes

Nos responsabilités

Dans le cadre de votre utilisation des Services, nous recevrons, créerons, utiliserons et divulguerons certaines informations médicales vous concernant, désignées sous le terme « Informations de santé protégées » ou « PHI » et soumises aux exigences de confidentialité et de sécurité de la Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996, modifiée par le Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act (« HITECH »), plus communément appelée HIPAA.

Nous sommes légalement tenus de maintenir la confidentialité et la sécurité de vos PHI, ce que nous faisons par des moyens administratifs, physiques et techniques raisonnables.
De plus, nous : 

·      Sommes tenus de vous fournir le présent Avis et de vous en remettre une copie.

·      Ne pouvons utiliser et divulguer vos PHI que conformément à cet Avis, sauf si vous nous en informez par écrit.

·      Vous informerons rapidement en cas de violation pouvant compromettre vos PHI.

Nos utilisations et divulgations

Dans le cadre des Services que nous vous fournissons, nous pouvons devoir utiliser et divulguer vos renseignements médicaux personnels pour les raisons énumérées ci-dessous, sans votre autorisation explicite lorsque la loi le permet. Les exemples donnés ne sont pas exhaustifs.

Paiement

Nous pouvons utiliser ou divulguer vos renseignements médicaux personnels pour nos activités de paiement ou celles de votre régime de santé. Par exemple, nous pouvons soumettre une réclamation à votre régime de santé ou à un tiers responsable du paiement des Services en votre nom.

Traitement

Dans le cadre des Services, nous pouvons recevoir des résultats de laboratoire, des notes de clinicien, des relevés d’appareils accessoires et d’autres informations liées à votre état de santé. Nous utiliserons ces informations pour vous fournir les Services et pouvons divulguer ces renseignements médicaux personnels à votre équipe de soins pour le traitement de votre condition.

Opérations de santé

Vos renseignements médicaux personnels peuvent être utilisées pour gérer nos activités, incluant l’amélioration des Services, la formation du personnel, l’évaluation et l’amélioration de la qualité, la communication avec vous au sujet des Services et le service à la clientèle. Nous pouvons divulguer vos renseignements médicaux personnels à un tiers pour ses opérations de santé uniquement s’il entretient ou a entretenu une relation existante avec vous. Nous pouvons déidentifier ou agréger vos renseignements médicaux personnels dans le cadre de ces opérations, auquel cas le présent Avis ne s’appliquera plus.

Nous pouvons également partager vos renseignements médicaux personnels dans le cadre d’un Health Information Exchange (HIE) afin de recevoir des informations supplémentaires vous concernant auprès d’autres organisations de santé.

Nous pouvons engager des tiers pour assister dans les activités décrites ci-dessus, sous réserve d’un accord garantissant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements médicaux personnels.

Autres utilisations et divulgations

Dans certaines circonstances, nous sommes tenus ou autorisés par la loi à divulguer vos renseignements médicaux personnels sans votre autorisation; notamment :

●     Pour des activités de santé publique, telles que la déclaration de certaines maladiesPour protéger les victimes d’abus ou de négligence, incluant les abus sur enfants et la négligence envers les personnes âgées  

●     Pour des procédures judiciaires ou administratives, telles que répondre à des assignations à comparaître

●     Pour des réclamations en matière de compensation des travailleurs

●     Pour prévenir ou atténuer une menace grave et imminente pour une personne ou le public

●     Lorsqu’exigé par la loi ou pour les besoins de l’application de la loi

●     Pour des activités de supervision de la santé aux niveaux fédéral et provincial, telles que la délivrance de licences aux médecins et les mesures disciplinaires

●     Pour les coroners, médecins légistes et directeurs de funérailles dans des circonstances limitées

●     Pour le don et la transplantation d’organes

●     Pour la recherche approuvée par un comité d’éthique institutionnel

●     Pour des fonctions gouvernementales spécialisées, telles que la sécurité nationale

Pour d’autres utilisations et divulgations non couvertes ci-dessus, nous pourrions nécessiter votre autorisation écrite.

Avis concernant la technologie

Nous pouvons utiliser des logiciels, services et équipements électroniques, incluant, sans limitation, le courrier électronique, la vidéoconférence, le stockage en nuage, les serveurs, la communication Internet, les réseaux cellulaires, la messagerie vocale, le télécopieur, le dossier médical électronique et autres technologies pour partager vos renseignements médicaux personnels comme décrit. Certaines de ces transmissions peuvent ne pas être cryptées ou confidentielles. Nous prenons des mesures pour protéger l’intégrité des données et prévenir les violations intentionnelles ou accidentelles. Toutefois, il est possible que des protocoles échouent, et dans ce cas nous prendrons des mesures immédiates et vous informerons promptement si vos informations sont affectées.

Vos choix concernant les utilisations et divulgations

Vous avez le droit et la possibilité de nous indiquer de :

●     Divulguer vos renseignements médicaux personnels à votre famille, amis proches ou autres personnes impliquées dans vos soins

●     Divulguer vos renseignements médicaux personnels dans une situation de secours ou catastrophe

Si vous êtes dans l’incapacité de nous communiquer vos préférences (par exemple si vous êtes inconscient(e)), nous pouvons partager vos renseignements médicaux personnels si nous estimons que cela est dans votre intérêt. Nous pouvons également partager vos renseignements médicaux personnels pour réduire une menace sérieuse et imminente pour votre santé ou votre sécurité.

Sauf autorisation écrite, nous :

●     N'allons jamais utiliser vos renseignements médicaux personnels à des fins de marketing (bien que nous puissions vous informer sur d’autres services pertinents à votre condition)

●      N'allons jamais vendre vos renseignements médicaux personnels

●      Ne partagerons pas vos notes de psychothérapie dans la plupart des cas

Toute autre utilisation ou divulgation non décrite dans cet Avis requiert votre autorisation écrite. Vous pouvez révoquer cette autorisation à tout moment, sans affecter les utilisations et divulgations antérieures.

Vos droits

Vous disposez de certains droits concernant vos renseignements médicaux personnels. Votre représentant autorisé, tel qu’un mandataire en soins de santé ou un tuteur légal, peut également exercer ces droits pour vous. Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous.

Droit d’accès aux Renseignements médicaux personnels

Vous pouvez inspecter et copier certaines parties de vos renseignements médicaux personnels et demander à les recevoir sous format électronique. Dans certaines circonstances, votre demande peut être refusée, auquel cas nous vous fournirons une explication écrite.

Droit de modification de vos renseignments médicaux personnels

Vous pouvez demander la modification de vos renseignements médicaux personnels s’ils sont inexacts ou incomplets. Nous pourrons refuser votre demande, mais nous vous fournirons alors une explication écrite.

Droit à un relevé des divulgations

Vous pouvez obtenir un relevé des divulgations de vos renseignments médicaux personnels effectuées au cours des six (6) dernières années, à l’exception de certaines divulgations pour traitement, paiement, opérations de santé, autorisées par vous ou autres exceptions. Des frais raisonnables peuvent s’appliquer pour des demandes répétées dans une période de douze (12) mois.

Droit de demander des restrictions supplémentaires

Vous pouvez demander que nous limitions l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements médicaux personnels. Nous ne sommes pas obligés d’accepter, sauf si vous demandez de limiter les informations fournies à votre régime de santé et que vous avez payé intégralement les services concernés.

Droit de recevoir des communications alternatives

Vous pouvez demander à être contacté à un numéro, adresse postale ou adresse courriel spécifique. Nous ferons des efforts raisonnables pour satisfaire cette demande.

Droit d’obtenir une copie papier de cet Avis de confidentialité

Sur demande, vous pouvez recevoir une copie papier de cet Avis, même si vous l’avez reçu électroniquement.

Coordonnées et dépôt de plaintes

Pour toute question sur cet Avis, pour obtenir une copie, exercer vos droits ou déposer une plainte concernant la gestion de vos renseignements médicaux personnels par Sword ou les Professionnels, contactez :

Par courrier :

Sword Health, Inc.

ATTN: Privacy Office

169 Madison Ave. Suite 15501

New York, NY 10016

Par courriel :
help@swordhealth.com

Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Secretary of Health and Human Services via https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html 

ou par courrier :

U.S. Department of Health and Human Services

Office for Civil Rights

200 Independence Ave. S.W.

Washington D.C., 20201

Modifications et date d’entrée en vigueur

Nous nous réservons le droit de modifier cet Avis et nos pratiques de confidentialité à tout moment. Les nouvelles conditions peuvent s’appliquer à tous vos renseignements médicaux personnels, y compris ceux créés ou reçus avant la publication du nouvel Avis. Toute modification sera publiée sur notre site Web, dans notre application ou envoyée par courrier ou courriel.

Entrée en vigueur : 10 décembre 2025